{"id":241,"date":"2024-11-20T21:04:39","date_gmt":"2024-11-20T21:04:39","guid":{"rendered":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/?p=241"},"modified":"2024-11-20T21:22:42","modified_gmt":"2024-11-20T21:22:42","slug":"evidencija-spisa-i-stranaka-u-2024-godini","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/2024\/11\/20\/evidencija-spisa-i-stranaka-u-2024-godini\/","title":{"rendered":"Kori\u0161tenje word\/excel tablica za evidenciju spisa izumire&#8230;"},"content":{"rendered":"\n<ul class=\"wp-block-list\"><\/ul>\n\n\n\n<p>Kada radite u firmi koja poma\u017ee odvjetnicima da automatiziraju svoje poslovanje kao ja vrlo brzo u razgovorima s potencijalnim klijentima isko\u010di pitanje &#8220;a kako danas vodite evidenciju spisa?&#8221;.<\/p>\n\n\n\n<p>Odgovora ima raznih, od nehajnog mahanje rukom i pokazivanje na tisu\u0107e fascikla koji le\u017ee po policama u uredu (i stolovima, podovima itd.) do word tablica se nepotpunim podacima u kojim su vrlo stari podaci. Neki odvjetnici imaju excel s popisom spisa i osnovnim podacima. Ljudi se snalaze i na\u010din na koji vode spisak spisa je \u010desto kompromis raznih faktora.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignright size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1456\" height=\"816\" src=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Sorting-Card-Files_1732049763.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-315\" style=\"width:433px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Sorting-Card-Files_1732049763.jpg 1456w, https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Sorting-Card-Files_1732049763-300x168.jpg 300w, https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Sorting-Card-Files_1732049763-1024x574.jpg 1024w, https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Sorting-Card-Files_1732049763-768x430.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1456px) 100vw, 1456px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Ono \u0161to mi je interesantno je da skoro sve druge struke imaju &#8220;sofisticiraniji&#8221; na\u010din vo\u0111enje klijenata. Lije\u010dnici, javni bilje\u017enici, razne kompanije velike i male mogu imati vrlo sofisticirane sustave za rad s klijentima. Za\u0161to je tako s odvjetnicima ne znam ali ne mora biti jer prednosti kori\u0161tenje dediciranog softvera za evidenciju spisa i stranaka su vi\u0161estruka. Iako se na prvu \u010dini da je prili\u010dno nebitno kako se to radi upravo je to osnova koja omogu\u0107ava da se u\u0161tedi vrijeme u ostalim poslovima koje se radi sa strankama i odvjetnici ga \u010desto podcjenjuju.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Za\u0161to je organizacija pravnih spisa va\u017enija nego \u0161to mo\u017eda mislite&#8230;<\/h2>\n\n\n\n<p>Ako se u va\u0161em uredu koriste prora\u010dunske ili word tablice za pra\u0107enje stvari, znate koliko se brzo informacije tamo mogu previdjeti, zastarjeti ili biti neto\u010dno unesene.<\/p>\n\n\n\n<p>Ovo mo\u017ee rezultirati da pisanje \u010dak i jednostavnog e-maila s nekim podacima o stranci zahtjeva odlazak do &#8220;fizi\u010dkog spisa&#8221; i provjeravanje ili prepisivanje osnovnih podataka kao \u0161to je npr. OIB.<\/p>\n\n\n\n<p>Ako pretpostavimo da je vrijeme potrebno da ustanemo, na\u0111emo spisa, otvorimo ga, prona\u0111emo npr. OIB i prepi\u0161emo ga u mail ili dokument te vratimo spis na mjesto recimo 2 minute (\u0161to je u nekim uredima i optimisti\u010dno) i taj broj pomno\u017eimo s brojem takvih radnji u danu vrlo brzo dolazimo da je &#8220;potro\u0161eno&#8221; vrijeme na ovakve radnje broji u satima na mjese\u010dnoj razini.<\/p>\n\n\n\n<p>Iako \u010desto takve radnje rada administrativno osoblje a ne sami odvjetnici niti njihovo vrijeme nije besplatno a da ne spominjemo mogu\u0107nost gre\u0161ke.<\/p>\n\n\n\n<p>Ovaj primjer ilustrira samo aspekt &#8220;prepisivanje&#8221; to\u010dnog podatka ali ako na to vrijeme dodamo vrijeme koje je potrebno npr. da arhiviramo spis koji nam vi\u0161e ne treba, slaganje fizi\u010dkih spisa, nemogu\u0107nost rada izvan ureda sa fizi\u010dkim spisom ili nemogu\u0107nost pretrage po raznim podacima osim osnovnima kao \u0161to je ime i prezime ( a trebe nam npr po sudskom broju ) brzo dolazimo da zaklju\u010dka da takav rad nije ba\u0161 efikasan.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Bolji na\u010din ..<\/h2>\n\n\n\n<p>Kao \u0161to sam ve\u0107 spomenuo ostale struke koriste razna rje\u0161enje za evidentiranje podataka o spisima i strankama. Ono \u0161to je zajedni\u010dko svim tim alatima je da imaju centralni repozitori osnovnih podataka koje je onda mogu\u0107e koristiti u svim procesima vezanim na te podatke. To se je pokazala kao najbolja praksa jer omogu\u0107ava &#8220;jedinstvenu istinu&#8221; a ujedno je i fleksibilnije i strukturirani na\u010din \u010duvanje tih podataka.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignright size-large is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"574\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Interactive-digital-interface_1732049822-574x1024.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-316\" style=\"width:488px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Interactive-digital-interface_1732049822-574x1024.jpg 574w, https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Interactive-digital-interface_1732049822-168x300.jpg 168w, https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Interactive-digital-interface_1732049822-768x1370.jpg 768w, https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/StockCake-Interactive-digital-interface_1732049822.jpg 816w\" sizes=\"auto, (max-width: 574px) 100vw, 574px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Jednom kad se takva evidencija uspostavi oko nje se onda organiziraju i ostali podaci koji mogu uklju\u010divati dokumente, korespondenciju, ugovore, bilje\u0161ke, rokove, prora\u010dune i druge relevantne podatke. Dodatno, \u010duvanje ovih informacija unutar za\u0161ti\u0107ene platforme poma\u017ee u za\u0161titi podataka, izradi sigurnosnih kopija te smanjuje rizik od gubljenje podataka i mo\u017ee zadr\u017eati povjerljivost i zakonsku profesionalnu povjerljivost.<\/p>\n\n\n\n<p>Dana\u0161nje rje\u0161enja za upravljanje pravnim predmetima (eng. case management ili matter management) manje vi\u0161e sve pru\u017eaju ovakve funkcije i cjenovno su dostupni i najmanjim odvjetni\u010dkim uredima. Kori\u0161tenje ovakvih platformi eliminira potrebu za razli\u010ditim sustavima\/aplikacijama ili ru\u010dnim metodama pra\u0107enja, osiguravaju\u0107i da su sve relevantne informacije lako dostupne i a\u017eurne.<\/p>\n\n\n\n<p>Potpuno opremljeno rje\u0161enje za upravljanje predmetima, kao \u0161to je <a href=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/2024\/10\/31\/otkrijte-kako-o2cloud-pomaze-vasoj-odvjetnickoj-praksi\/\" title=\"o2cloud\">o2cloud<\/a>, mo\u017ee vam pomo\u0107i da na jednom mjestu pratite sve va\u017ene podatke o predmetu. Vi i va\u0161e kolege mo\u017eete dobiti brzi pristup detaljima klijenta, bilje\u0161kama, e-po\u0161ti, fakturama i pla\u0107anjima sa bilo kojeg mjesta gdje imate pristup internetu na siguran na\u010din. \u0160to je jo\u0161 mo\u017eda va\u017enije te podatke je onda mogu\u0107e ponovo koristiti bez ponovnog unosa. Ovakav centralizirani sustav olak\u0161ava vam da zadr\u017eite kontrolu i nadgledate va\u017ene aspekte va\u0161eg poslovanja.<\/p>\n\n\n\n<p>Kori\u0161tenje hrvatske verzije softvera za odvjetnike dodatno podi\u017ee efikasnost jer se softver povezuje na hrvatske sustave pravosu\u0111a kao \u0161to su e-predmet, sudski registar i sl. Dodano u softver je ugra\u0111ene stvari koje su karakteristi\u010dne za hrvatsku praksu npr. kontrola strukture OIB ili IBAN.a Vi\u0161e od prednostima kori\u0161tenje hrvatske verzije programa za odvjetnike mo\u017eete na\u0107i na linku <a href=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/2023\/02\/20\/prednosti-odabira-softvera-za-odvjetnicke-urede-prilagodene-hrvatskom-pravosudu-u-odnosu-na-svjetska-rjesenje\/\" title=\"Softver za odvjetni\u010dke urede: Hrvatsko rje\u0161enje vs. Svjetska rje\u0161enja\">Softver za odvjetni\u010dke urede: Hrvatsko rje\u0161enje vs. Svjetska rje\u0161enja<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Kada se jednom uspostavi jedinstveni repozitorij spisa i stranaka koje je jednostavno odr\u017eavati, pretra\u017eivati i ujedno su tehni\u010dki sigurni te podatke je lako iskoristiti za ostale procese koje se de\u0161avaju u odvjetni\u010dkoj praksi.<\/p>\n\n\n\n<p>Naprimjer kreirati ra\u010dun za novu stranku jednom kada je ona unesena je stvar od par klikova a ne cijela serija prepisivanje istih podatak iz dokumenta u dokument ili iz aplikacije u aplikacije. Izrada ra\u010duna je prili\u010dno generi\u010dki primjer kori\u0161tenje tih podataka ali kori\u0161tenje mo\u017ee biti jako prilago\u0111eno i va\u0161im specifi\u010dnim potrebama kao npr izrada dokumenta za obustavu ovrhe koja koristiti podatke o ovrhovoditelju i ovr\u0161eniku ili standardnih ugovora. Program onda takve dokumente generira s jednim klikom i gotovo eliminira mogu\u0107nost pogre\u0161ke u prijepisu podataka.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Za\u0161to je novi na\u010din bolji <\/h2>\n\n\n\n<p>Udobnost je neprijatelj napretka, pa bi va\u0161 prvi impuls mogao biti da nastavite koristiti ormare i papirnate dokumente. Me\u0111utim, to nije u\u010dinkovit na\u010din obavljanja stvari \u0161to dokazuje sve ostale industrije koje to izbjegavaju.<\/p>\n\n\n\n<p>Kori\u0161tenje papira \u010dini vas osjetljivima na gubitak podataka. Papiri mogu nestati ili se pomije\u0161ati s drugim datotekama ili se mo\u017eete suo\u010diti s katastrofom, poput po\u017eara, koji \u0107e uni\u0161titi sadr\u017eaj va\u0161eg ureda.<\/p>\n\n\n\n<p>Jo\u0161 jedna zamka dr\u017eanja papira je pristupa\u010dnost. Kad radite s papirom, ne mo\u017eete se samo prijaviti i upisati ono \u0161to tra\u017eite u traku za pretra\u017eivanje. Morate fizi\u010dki oti\u0107i i prona\u0107i ga, \u0161to mo\u017ee potrajati.<\/p>\n\n\n\n<p>Digitalni sustavi lak\u0161i su za kori\u0161tenje i lak\u0161e pronala\u017eenje stvari. Jedna studija McKinsey Global Institute (MGI) iz 2012 je zaklju\u010dila da je prelazak na digitalno upravljanje pove\u0107ava produktivnost do 25%. Oni vam \u0161tede vrijeme u usporedbi s radom s papirom. Ovo je pogotovo to\u010dno ako uzmemo u obzir da danas ve\u0107ina ulaznih dokumenta dolazi u ured u digitalnom obliku i izlazi iz ureda u digitalnom obliku.<\/p>\n\n\n\n<p>Ovo ne zna\u010di je va\u0161 ured mora potpuno prije\u0107i na potpuno digitalni na\u010din rada. Ve\u0107ina na\u0161ih klijenata radi u miks modu rada tako da koriste i papirnate i digitalne sustave. To je svakako i savjet koji dajemo klijentima za po\u010detak. Ostavite papirnate spise ali se rije\u0161ite nea\u017eurnih word\/excel tablica te iskoristite podatke koje jednom unesete na puno na\u010dina bez potrebe da ih prepisujete.<\/p>\n\n\n\n<p>Zaklju\u010dno, iako se mo\u017ee \u010diniti da je organiziranje va\u0161ih pravnih spisa mali dio vo\u0111enja odvjetni\u010dkog dru\u0161tva, to nije bezna\u010dajno.<\/p>\n\n\n\n<p>Vi i va\u0161e kolege se oslanjaju na informacije pohranjene u tim dokumentima kako bi u\u010dinkovito obavili svoj posao. Osiguravanje da su ti podaci lako dostupni i dobro organizirani izravno utje\u010de na uspjeh va\u0161e tvrtke.<\/p>\n\n\n\n<p>Softver za upravljanje spisima <a href=\"http:\/\/www.o2cloud.io\" title=\"\">o2cloud<\/a> pomo\u0107i \u0107e vam da svoje slu\u010dajeve organizirate i osna\u017eiti va\u0161 tim da u\u010dinkovitije rje\u0161ava stvari. Od rada s dokumentima do a\u017euriranja zadataka i pra\u0107enja naplate ra\u010duna <a href=\"http:\/\/www.o2cloud.io\" title=\"\">o2cloud<\/a> je savr\u0161en softver za upravljanje predmetima za odvjetni\u010dke tvrtke.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/app.o2cloud.io\/signup_start\">Isprobajte odmah besplatno<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"http:\/\/www.o2cloud.io\/#contact\">Kontaktirajte nas za pitanja<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p>Kre\u0161imir<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n<div class=\"pvc_clear\"><\/div><p id=\"pvc_stats_241\" class=\"pvc_stats all  \" data-element-id=\"241\" style=\"\"><i class=\"pvc-stats-icon medium\" aria-hidden=\"true\"><svg aria-hidden=\"true\" focusable=\"false\" data-prefix=\"far\" data-icon=\"chart-bar\" role=\"img\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" viewBox=\"0 0 512 512\" class=\"svg-inline--fa fa-chart-bar fa-w-16 fa-2x\"><path fill=\"currentColor\" d=\"M396.8 352h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V108.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v230.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zm-192 0h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V140.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v198.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zm96 0h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V204.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v134.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zM496 400H48V80c0-8.84-7.16-16-16-16H16C7.16 64 0 71.16 0 80v336c0 17.67 14.33 32 32 32h464c8.84 0 16-7.16 16-16v-16c0-8.84-7.16-16-16-16zm-387.2-48h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8v-70.4c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v70.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8z\" class=\"\"><\/path><\/svg><\/i> <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"16\" height=\"16\" alt=\"Loading\" src=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/plugins\/page-views-count\/ajax-loader-2x.gif\" border=0 \/><\/p><div class=\"pvc_clear\"><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Kada radite u firmi koja poma\u017ee odvjetnicima da automatiziraju svoje poslovanje kao ja vrlo brzo u razgovorima s potencijalnim klijentima isko\u010di pitanje &#8220;a kako danas vodite evidenciju spisa?&#8221;. Odgovora ima raznih, od nehajnog mahanje rukom i pokazivanje na tisu\u0107e fascikla koji le\u017ee po policama u uredu (i stolovima, podovima itd.) do word tablica se nepotpunim &#8230; <a title=\"Kori\u0161tenje word\/excel tablica za evidenciju spisa izumire&#8230;\" class=\"read-more\" href=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/2024\/11\/20\/evidencija-spisa-i-stranaka-u-2024-godini\/\" aria-label=\"Read more about Kori\u0161tenje word\/excel tablica za evidenciju spisa izumire&#8230;\">Read more<\/a><\/p>\n<div class=\"pvc_clear\"><\/div>\n<p id=\"pvc_stats_241\" class=\"pvc_stats all  \" data-element-id=\"241\" style=\"\"><i class=\"pvc-stats-icon medium\" aria-hidden=\"true\"><svg aria-hidden=\"true\" focusable=\"false\" data-prefix=\"far\" data-icon=\"chart-bar\" role=\"img\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" viewBox=\"0 0 512 512\" class=\"svg-inline--fa fa-chart-bar fa-w-16 fa-2x\"><path fill=\"currentColor\" d=\"M396.8 352h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V108.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v230.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zm-192 0h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V140.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v198.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zm96 0h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V204.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v134.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zM496 400H48V80c0-8.84-7.16-16-16-16H16C7.16 64 0 71.16 0 80v336c0 17.67 14.33 32 32 32h464c8.84 0 16-7.16 16-16v-16c0-8.84-7.16-16-16-16zm-387.2-48h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8v-70.4c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v70.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8z\" class=\"\"><\/path><\/svg><\/i> <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"16\" height=\"16\" alt=\"Loading\" src=\"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-content\/plugins\/page-views-count\/ajax-loader-2x.gif\" border=0 \/><\/p>\n<div class=\"pvc_clear\"><\/div>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-241","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-opcenito"],"aioseo_notices":[],"a3_pvc":{"activated":true,"total_views":41,"today_views":0},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/241","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=241"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/241\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":363,"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/241\/revisions\/363"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=241"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=241"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/o2cloud.io\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=241"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}