U nedavnom izazovnom projektu, naš klijent, odvjetnički ured, suočio se s obimnim zadatkom unosa 900 ovrha u sustav e-Ovrhe u iznimno kratkom roku. Podaci su stigli u Excel formatu, praćeni PDF dokumentima, što je na prvi pogled izgledalo kao dugotrajan i mukotrpan posao, potencijalno trajući tjednima ili čak mjesecima.
Zašto je unos u sustav e-Ovrhe obično spor?
Sustav e-Ovrhe, razvijen od strane Ministarstva pravosuđa, namijenjen je za podnošenje prijedloga za ovrhu na temelju vjerodostojne isprave. Međutim, unos podataka u sustav često je spor i zahtjevan kako smo opisali ovdje po ponavljamo samo ukratko:
- Složenosti sustava: Sustav mora obuhvatiti sve moguće scenarije, što rezultira velikim brojem opcija i koraka tijekom unosa.
- Ručnog prepisivanja podataka: Većina podataka koje je potrebno unijeti već postoji u elektroničkom obliku, ali ih je potrebno ručno prepisati u sustav.
Ovo ručno prepisivanje oduzima dragocjeno vrijeme i resurse, posebno za odvjetničke urede koji se suočavaju s velikim brojem ovrha.
Kako o2cloud ubrzava proces?
o2cloud nudi rješenje za ovaj problem, omogućujući odvjetničkim uredima da ubrzaju unos ovrha bez potrebe za opsežnom informatičkom podrškom. Ključne funkcionalnosti uključuju:
- Excel integraciju: Jednostavan uvoz podataka iz Excel datoteka, eliminirajući potrebu za ručnim unosom.
- Automatizaciju: Sustav automatizira generiranje potrebnih dokumenata, štedeći vrijeme.
- Prilagodljivost: Mogućnost definiranja parametara i ispravljanja podataka omogućuje prilagodbu svakom specifičnom slučaju.
- Korištenje već unesenih podataka: o2cloud omogućava maksimalno iskorištavanje već unesenih podataka, poput podataka o ovrhovoditelju ili odvjetničkom uredu.
- Selekciju i kopiranje podataka: Jednostavna selekcija i kopiranje podataka iz postojećih dokumenata, s unosom u sustav e-Ovrhe s nekoliko klikova.
- Predefinirane vrijednosti: Mogućnost definiranja predefiniranih vrijednosti za svakog ovrhovoditelja/klijenta, čime se smanjuje potreba za ponavljanjem unosa.
Proces koji je promijenio igru u ovom slučaju:
- Analiza i selekcija podataka: Temeljita analiza Excel datoteke kako bi se osigurala točnost i potpunost podataka.
- Prilagodba i korekcija: Definiranje parametara i ispravljanje podataka, uz usporedbu s sudskim i obrtničkim registrima.
- Brzi unos uz o2cloud: Unos 700 ovrha u sustav e-Ovrhe u nevjerojatnih 10 minuta, zajedno s pripadajućim dokumentima.
- Generiranje povratne datoteke: Generiranje povratne datoteke za ovrhovoditelja.
- Evidencija za kasniju upotrebu: Sve ovrhe ostaju zabilježene u sustavu o2cloud za daljnju evidenciju, naplatu i praćenje.
Rezultati i prednosti:
- Unosom ovrhe “jednu po jednu” o2cloud može ubrzati unos ovrha i do 20 puta, posebno za ovrhe s velikim brojem otvorenih stavki.
- Ako imate vaše ovrhe nekom od poznatih formata unos može biti jako ubrzan. U ovo konkretnom slučaju bi unos 700 ovrha vjerovatno trajao tjednima. Ovako se je unos desio samo za par minuta nakon što su podaci bili pripremljeni.
- Odvjetnički uredi, bez obzira na veličinu, mogu efikasno unositi ovrhe, štedeći vrijeme i novac.
- o2cloud, kao program za podršku odvjetničkim uredima, nudi i druge funkcionalnosti, poput baze podataka stranaka i spisa, izdavanja računa, automatizacije izrade dokumenata i praćenja rokova.
Zaključak:
o2cloud vam omogućuje da uštedite dragocjeno vrijeme i značajno povećate profitabilnost prilikom unosa ovrha u sustav e-Ovrhe, tako da možete smanjiti stres i fokusirati se na strateške aspekte vašeg poslovanja, znajući da vaša učinkovitost direktno utječe na vaš prihod.
Ako želite saznati više o tome kako o2cloud može transformirati vaš unos ovrha i osloboditi vaše vrijeme, slobodno nas kontaktirajte. Rado ćemo vam pokazati kako naš softver može unaprijediti vaše poslovanje.
