Dokumenti su neizostavan dio bilo kojeg poslovanje danas. Razni ugovori, sporazumi, fakture, pisma, izvješća – beskrajan je popis dokumenata koji se moraju generirati, pregledati i obraditi u svakodnevnom poslovanje.
Jedna od industrija koju najviše opterećuje ova beskrajna gužva dokumenata je svakako pravna struka, u kojoj korištena količina dokumenata s kojima se radi zaista može biti velika. U isto vrijeme dok su druge industrije sklonije optimiziranju procesiranje tih dokumenata na razne načina pravna industrija je dosta konzervativan u tom smislu. Iako i tu se stvari polako mijenjaju. Sve više i više metoda i postupaka koji eliminiraju neproduktivan dio baratanje dokumentima ulazi i u pravnu industriju kroz “automatizaciju dokumenata”
No pojam “automatizacija dokumenata” toliko je opterećen da je doveo do određene zbrke oko toga što ovaj koncept podrazumijeva. Kako “automatizirati” dokument? Koje primjere automatizacije dokumenata iz stvarnog svijeta imamo? I kako točno automatizacija dokumenata može pomoći odvjetnicima i pravnoj industriji? U nastavku istražujemo ova pitanja.
Automatizacija dokumenata je jako širok pojam pa ćemo se u ovom tekstu fokusirati na uži dio. Taj dio se odnosi na korištenje automatiziranog sustava za olakšavanje generiranja elektroničkih dokumenata. Neki općeniti postupak bi bio:
- stvoriti predložak za dokument čije generiranje želimo automatizirati. Predložak sadrži brojne standardizirane pojmove i dijelove koje će svaki kasnije generirani dokument također sadržavati.
- Sljedeći korak je ispuniti podatke koji se mijenjaju za svaki konkretna dokument.
- Iz ta dva dijela se tada mogu generirati dokumenti koji mogu izraditi u kraćem vremenu s manje pogrešaka.
Taj postupak ima dvije prednosti:
- Prvo zbog uvijek istog predloška generirani dokument je isti za sve dokumente nastale iz tog predloška pa je standard kvalitete dokumenata uvijek očuvan.
- Drugo, podaci koji su promjenjivi se osim naravno ručnog unosa za taj pojedini slučaj mogu povući i iz već postojećih baza podataka i tako još dodatno smanjiti vrijeme kreiranje dokumenata. Baze podataka mogu biti privatne (npr adresar stranaka) ili čak javne (npr. Sudski registar)
Kako automatizacija dokumenata olakšava život odvjetničkim društvima?
Kao industrija koja posebno intenzivno radi s dokumentima, pravna industrija može imati velike koristi od automatizacije dokumenata. Sastavljanje pravnih dokumenata često je dugotrajan i prizeman zadatak, gdje je lako pogriješiti.
U isto vrijeme, potencijalne negativne posljedice čak i za manje pogreške mogu biti znatne. Stoga odvjetnici i njihovo pomoćno osoblje moraju biti u mogućnosti brzo i točno generirati standardizirane dokumente korištenjem podataka o spisima, strankama, odvjetničkom uredu i sl. bez da ih se svaki puta ponovo unosi.
Usprkos tome, postoji stalni otpor u pravnoj industriji usvajanju automatizacije dokumenata, posebno za male tvrtke i solo odvjetnike, unatoč poznatim prednostima automatizacije.
Odvjetničkoj tvrtki koja razmatra automatizaciju dokumenata može biti lako usredotočiti se na uočene nedostatke implementacije. Koliko će biti teško promijeniti procese za generiranje dokumenata? Koliki će biti financijski troškovi uvođenja nove tehnologije? I koliko će vremena i problema nova tehnologija uzrokovati odvjetnicima i osoblju?
Ali prije nego što se usredotoče na potencijalne nedostatke automatizacije dokumenata, tvrtke bi se prvo trebale usredotočiti na drugu stranu. Koji su nedostaci zadržavanja tradicionalnog procesa ručne izrade dokumenata?
Nedostaci ručnog stvaranja dokumenata
Slijedi samo nekoliko nedostataka ručne izrade dokumenata:
- Rizik od pogrešaka: postoji stalan rizik od jednostavne ljudske pogreške pri ručnom stvaranju dokumenta – korištenje pogrešne verzije dokumenta, pogrešno upisivanje podataka ili neuspješne “copy & paste” izmjene na svim pravim mjestima da spomenemo samo neke.
- Oduzima puno vremena: Ručno stvaranje dokumenata se ponavlja i zahtijeva mnogo vremena, što odvjetnike, pomoćne pravne radnike i osoblje udaljava od aktivnosti veće vrijednosti.
- Nisko zadovoljstvo zaposlenika: Prema nekim istraživanjima odvjetnici i pomoćno osoblje u odvjetničkom uredu u globalnoj pravnoj industriji troše više od 3 sata dnevno na ponavljajuće zadatke administracije. Gotovo polovica radnika smatra da su ti zadaci dosadni i loša upotreba njihovih vještina.
Ukratko, tradicionalno ručno stvaranje dokumenata može dovesti do pogrešaka, izgubljenog vremena i niskog morala tvrtke.
Prednosti automatizacije dokumenata
Sretniji, angažiraniji zaposlenici samo su jedna od glavnih prednosti. Neke od drugih prednosti za odvjetnike implementacije automatizacije dokumenata uključuju:
- Precizniji dokumenti: kada se dokumenti automatski popunjavaju podacima iz obrazaca ili već postojeće baze podataka, rizik od pogreške je sveden na minimum.
- Povećana učinkovitost: jedan standardni dokument, kao što je ugovor o tajnosti podataka, može se izraditi za manje od jedne minute, za razliku od nekoliko sati.
- Ažurirane verzije dokumenata: Predlošci dokumenata mogu se lako ažurirati, osiguravajući da sve buduće verzije te iste vrste dokumenta slijede isti format.
- Smanjeni troškovi: Tvrtke mogu uštedjeti na papiru i troškovima ispisa i režijskim troškovima povezanim s administrativnim radom unutar tvrtke.
- Zadržavanje znanja tvrtke: Ako se tvrtka oslanja na jednog zaposlenika ili odvjetnika sa znanjem za izradu određene vrste dokumenta, kao što je znanje o određenom klijenta ili jurisdikciju, izložena je stalnom riziku da ta osoba ode. Korištenje predložaka dokumenata omogućuje tvrtki da zadrži to znanje.
Koji se pravni dokumenti mogu automatizirati?
Pravni dokumenti zbog svoje najčešće strukture mogu biti izvrsni kandidati za automatizaciju. Mnogi od ovih dokumenata su šablonski, sa samo određenim detaljima koji se mijenjaju od jedne verzije do druge. To omogućuje stvaranje standardnog predloška s određenim poljima koja se mijenjaju od dokumenta do dokumenta.
Razmotrite primjer ugovora o angažiranju klijenta za određenu pravnu uslugu. Predložak bi sadržavao bi mnoge standardne uvjete ugovora koje treba uključiti u svaki ugovor ove vrste.
Promjenjivi uvjeti – kao što su ime klijenta, datum i iznos naknade – tada se mogu unijeti i automatski popuniti u ugovoru. A ako odvjetnički ured želi unijeti izmjene u standardne uvjete u ugovoru o angažmanu, ona unosi svoje izmjene u sam predložak, osiguravajući da će svi budući ugovori uključivati te izmjene.
Mogućnosti automatizacije dokumenata daleko nadilaze ovo. Dokumenti kao što su npr. sudski obrasci ili ugovori o prodaji i kupnji nekretnine mogu se jednostavno generirati u širokom rasponu pravnih područja – parnice, obiteljsko pravo, trgovačko pravo, da spomenemo samo neka.
S pravim softverom za automatizaciju dokumenata, velika i mala odvjetnička društva mogu napraviti veliki korak prema većoj produktivnosti. Odvjetnici su ultimativni radnici znanja, s mnogo vremena i mentalnih kapaciteta. Jednostavna izrada rutinskih dokumenata može osloboditi njihove umove za razmišljanje na višoj razini i strategiju koja im je potrebna da bi napredovali u svijetu koji se brzo mijenja.
Prednosti korištenje automatiziranih dokumenata iz o2cloud.a
Ovo sve što smo gore napisali moguće je napraviti i sa malo naprednijem znanjem Office alata koji podržavaju generiranje dokumenata iz predložaka. Ali samo s Office alatima nije moguće jednostavno iskoristiti podatke koje ste već jednom unijeli “u kompjuter” kao što je npr OIB stranke ili OIB vašeg ureda. Zatim taj dokument nije lako dodijeliti na spis bez dodatnih koraka ili ga podijeliti na kolegama u uredu. O2cloud rješenje maksimalno iskorištava sve podatke koje ste već jednom unijeli, eliminira potrebu za naprednim znanjem Office paketa je predloške napravimo mi za vas na vaš zahtijev. Također dokument je automatski postaje dio spisa pa je daljnje upravljanje olakšanao.
Nadam se da smo vas sa ovim objašnjenjima ispirirali da razmislite o nekim automatizacijama u svakodnevom radu. Iako se čine kao puno gnjavaže na početku ako ste ih pametno izabrali iskustvo ostalih odvjetnika govori da će vam se vrlo brzo isplatiti.
Ako vam se čini da postoji bolji način vođenje odvjetničkog ureda u pravu ste…
