Osnove upravljanja predmetima za male i srednje odvjetničke urede
Jedan od prvih problema s rastom s kojim se suočava odvjetnički ured je eksponencijalno povećanje vremena potrebnog za upravljanje svojim poslom koji nije direktno vezan na pravo. U mnogim odvjetničkim uredima upravljanje predmetima je uglavnom ručni proces s minimalnom centralizacijom ili automatizacijom. Informacije o statusu svakog predmeta obično su raspršene po raznim e-mail pretincima, kalendarima, Excel tablicama i Word dokumentima. Implementacija sustava za upravljanje predmetima može se činiti kao veliki izazov ali upravljanje predmetima je temelj za rast vašeg odvjetničkog ureda. Jednostavna je istina da ne možete upravljati onim što ne vidite; ne možete se širiti bez sustava; i ne možete mjeriti učinkovitost onoga što ne pratite. Za učinkovito vođenje poslovanja potrebna vam je vidljivost rada u tijeku, sustavi za obuku i delegiranje te podaci za mjerenje učinkovitosti i predviđanje problema prije nego što se pojave. Razvoj sustava za upravljanje predmetima često je prvi zadatak pravne operativnosti odvjetničkog ureda, a što ga bolje provodi i poboljšava, to će ured bolje poslovati i upravljati svojim rizicima. Dakle, što je upravljanje predmetima i kako ga početi implementirati?
Ključni izazovi u implementaciji upravljanja predmetima
Najčešći izazovi za odvjetničke urede u implementaciji upravljanja predmetima su:
- odluka o izdvajanju vremena za to;
- znanje odakle početi;
- i prevladavanje prirodnog otpora promjenama među zaposlenicima kako bi se to usvojilo kao praksa odvjetničkog ureda.
Uz to, postoji problem što ste do nedavno, ako ste željeli sustav za upravljanje predmetima, morali izraditi jedan od nule. Dok je tehnologija za podršku profesionalcima u drugim industrijama u upravljanju njihovim radom napredovala skokovito u posljednjih 20 godina, u pravnoj industriji je bilo malo pomaka u ovom području sve do posljednjih godinu ili dvije. Veći uredi su imali sustave za upravljanje svojim računovodstvom i automatizaciju dokumenata ali ti sustavi nisu bili dizajnirani za upravljanje predmetima. Ti sustavi će vam dati pregled financija ureda, ali ne i rada koji pokreće te financije. Konačno, postoji i problem što odvjetnici obično nisu obučeni u praksama upravljanja projektima i inženjerstva sustava koje pružaju okvir za implementaciju upravljanja predmetima. To je značilo da su veći uredi morali potrošiti velike svote na implementaciju prilagođenih sustava, a mali i srednji uredi su morali sastaviti nešto kombinacijom Excel tablica, Outlook kalendara i priručnika o procesima (koje svi zaborave provjeriti ili ažurirati).
Danas to ne mora biti tako. Dostupnost tehnologije općenito a i produkata za odvjetničke urede koji su nastali na tim tehnologijama i manjim uredima je moguće uvesti upravljanje predmetima bez ogromnih investicija i velike potrošnje vremena.
Prevladavanje izazova u implementaciji upravljanja predmetima
Početna točka je da čelnici odvjetničkih ureda prepoznaju da izlazak iz svakodnevne prakse i stvarni rast ureda zahtijeva stvaranje poslovnih sustava. Bez njih ne možete učinkovito iskoristiti druge ljude, a ako to ne možete učiniti, ne možete rasti. Bit ćete zaglavljeni radeći sve sami bez kraja na vidiku.
Sljedeći korak je da se povučete i pojednostavite upravljanje predmetima. Razmislite o tome što vam je sada potrebno i s vremenom možete iterirati i poboljšati kako bi postalo sofisticiranije. Najvažnije je da bude jednostavno i da se počne. Svatko tko implementira promjene u poslovanju dobro je upoznat s nevjerojatnom inercijom promjenama s kojom se suočava. Istina je da ljudi često samo žele odraditi svoje, prebaciti se na autopilot i zatim otići. Osim ako nemate poticaje i sankcije povezane s uspjehom promjene, bit će vam vrlo teško motivirati ljude da brinu o implementaciji novih sustava. Ako želite promjenu morate osigurati kontrolne mehanizme koji će osigurati da se takve promjene i dese u odvjetničkom uredu.
Konačno, što se tiče tehnologije, sada postoje sustavi (kao što je o2cloud) koji omogućuju uredima bilo koje veličine da brzo počnu implementirati upravljanje predmetima.
Korištenje tehnologije za upravljanje predmetima
Do sada je implementacija upravljanja predmetima obično značila: plaćanje programeru velikog novca za izradu prilagođenog softvera; plaćanje konzultantu velikog novca za izradu radnih tokova unutar sustava za upravljanje praksom; i zatim plaćanje još više novca svaki put kada trebate nešto ažurirati; ili izradu sustava za upravljanje predmetima u Excelu i vođenje izgubljene bitke za njegovo ažuriranje i sprječavanje ljudi da pišu preko ćelija s formulama. Danas to više nije tako jer postoje produkti koji pokrivaju veliku većinu potreba odvjetničkog ureda kao gotova rješenje. Takve produkte je moguće uvesti djelomično da pokriju samo dio upravljanje a onda širiti dalje prema potrebama. U takva rješenje su obično ugrađeno i best practice ostalih ureda pa je često implementacija brža.
Postoje svjetska rješenje koja su vrlo popularna kao što su Mycase, Clio i sl. ali postoje i rješenje koja su prilagođene hrvatskoj praksi. O razlozima zašto je bolje koristiti hrvatsko rješenje možete pročitati ovdje
o2cloud je cjelovito rješenje za upravljanje odvjetničkim uredom koje mogu koristiti pojedini odvjetnici ili odvjetnički uredi.
