Kada radite u firmi koja pomaže odvjetnicima da automatiziraju svoje poslovanje kao ja vrlo brzo u razgovorima s potencijalnim klijentima iskoči pitanje “a kako danas vodite evidenciju spisa?”.
Odgovora ima raznih, od nehajnog mahanje rukom i pokazivanje na tisuće fascikla koji leže po policama u uredu (i stolovima, podovima itd.) do word tablica se nepotpunim podacima u kojim su vrlo stari podaci. Neki odvjetnici imaju excel s popisom spisa i osnovnim podacima. Ljudi se snalaze i način na koji vode spisak spisa je često kompromis raznih faktora.
Ono što mi je interesantno je da skoro sve druge struke imaju “sofisticiraniji” način vođenje klijenata. Liječnici, javni bilježnici, razne kompanije velike i male mogu imati vrlo sofisticirane sustave za rad s klijentima. Zašto je tako s odvjetnicima ne znam ali ne mora biti jer prednosti korištenje dediciranog softvera za evidenciju spisa i stranaka su višestruka. Iako se na prvu čini da je prilično nebitno kako se to radi upravo je to osnova koja omogućava da se uštedi vrijeme u ostalim poslovima koje se radi sa strankama i odvjetnici ga često podcjenjuju.
Zašto je organizacija pravnih spisa važnija nego što možda mislite…
Ako se u vašem uredu koriste proračunske ili word tablice za praćenje stvari, znate koliko se brzo informacije tamo mogu previdjeti, zastarjeti ili biti netočno unesene.
Ovo može rezultirati da pisanje čak i jednostavnog e-maila s nekim podacima o stranci zahtjeva odlazak do “fizičkog spisa” i provjeravanje ili prepisivanje osnovnih podataka kao što je npr. OIB.
Ako pretpostavimo da je vrijeme potrebno da ustanemo, nađemo spisa, otvorimo ga, pronađemo npr. OIB i prepišemo ga u mail ili dokument te vratimo spis na mjesto recimo 2 minute (što je u nekim uredima i optimistično) i taj broj pomnožimo s brojem takvih radnji u danu vrlo brzo dolazimo da je “potrošeno” vrijeme na ovakve radnje broji u satima na mjesečnoj razini.
Iako često takve radnje rada administrativno osoblje a ne sami odvjetnici niti njihovo vrijeme nije besplatno a da ne spominjemo mogućnost greške.
Ovaj primjer ilustrira samo aspekt “prepisivanje” točnog podatka ali ako na to vrijeme dodamo vrijeme koje je potrebno npr. da arhiviramo spis koji nam više ne treba, slaganje fizičkih spisa, nemogućnost rada izvan ureda sa fizičkim spisom ili nemogućnost pretrage po raznim podacima osim osnovnima kao što je ime i prezime ( a trebe nam npr po sudskom broju ) brzo dolazimo da zaključka da takav rad nije baš efikasan.
Bolji način ..
Kao što sam već spomenuo ostale struke koriste razna rješenje za evidentiranje podataka o spisima i strankama. Ono što je zajedničko svim tim alatima je da imaju centralni repozitori osnovnih podataka koje je onda moguće koristiti u svim procesima vezanim na te podatke. To se je pokazala kao najbolja praksa jer omogućava “jedinstvenu istinu” a ujedno je i fleksibilnije i strukturirani način čuvanje tih podataka.
Jednom kad se takva evidencija uspostavi oko nje se onda organiziraju i ostali podaci koji mogu uključivati dokumente, korespondenciju, ugovore, bilješke, rokove, proračune i druge relevantne podatke. Dodatno, čuvanje ovih informacija unutar zaštićene platforme pomaže u zaštiti podataka, izradi sigurnosnih kopija te smanjuje rizik od gubljenje podataka i može zadržati povjerljivost i zakonsku profesionalnu povjerljivost.
Današnje rješenja za upravljanje pravnim predmetima (eng. case management ili matter management) manje više sve pružaju ovakve funkcije i cjenovno su dostupni i najmanjim odvjetničkim uredima. Korištenje ovakvih platformi eliminira potrebu za različitim sustavima/aplikacijama ili ručnim metodama praćenja, osiguravajući da su sve relevantne informacije lako dostupne i ažurne.
Potpuno opremljeno rješenje za upravljanje predmetima, kao što je o2cloud, može vam pomoći da na jednom mjestu pratite sve važne podatke o predmetu. Vi i vaše kolege možete dobiti brzi pristup detaljima klijenta, bilješkama, e-pošti, fakturama i plaćanjima sa bilo kojeg mjesta gdje imate pristup internetu na siguran način. Što je još možda važnije te podatke je onda moguće ponovo koristiti bez ponovnog unosa. Ovakav centralizirani sustav olakšava vam da zadržite kontrolu i nadgledate važne aspekte vašeg poslovanja.
Korištenje hrvatske verzije softvera za odvjetnike dodatno podiže efikasnost jer se softver povezuje na hrvatske sustave pravosuđa kao što su e-predmet, sudski registar i sl. Dodano u softver je ugrađene stvari koje su karakteristične za hrvatsku praksu npr. kontrola strukture OIB ili IBAN.a Više od prednostima korištenje hrvatske verzije programa za odvjetnike možete naći na linku Softver za odvjetničke urede: Hrvatsko rješenje vs. Svjetska rješenja
Kada se jednom uspostavi jedinstveni repozitorij spisa i stranaka koje je jednostavno održavati, pretraživati i ujedno su tehnički sigurni te podatke je lako iskoristiti za ostale procese koje se dešavaju u odvjetničkoj praksi.
Naprimjer kreirati račun za novu stranku jednom kada je ona unesena je stvar od par klikova a ne cijela serija prepisivanje istih podatak iz dokumenta u dokument ili iz aplikacije u aplikacije. Izrada računa je prilično generički primjer korištenje tih podataka ali korištenje može biti jako prilagođeno i vašim specifičnim potrebama kao npr izrada dokumenta za obustavu ovrhe koja koristiti podatke o ovrhovoditelju i ovršeniku ili standardnih ugovora. Program onda takve dokumente generira s jednim klikom i gotovo eliminira mogućnost pogreške u prijepisu podataka.
Zašto je novi način bolji
Udobnost je neprijatelj napretka, pa bi vaš prvi impuls mogao biti da nastavite koristiti ormare i papirnate dokumente. Međutim, to nije učinkovit način obavljanja stvari što dokazuje sve ostale industrije koje to izbjegavaju.
Korištenje papira čini vas osjetljivima na gubitak podataka. Papiri mogu nestati ili se pomiješati s drugim datotekama ili se možete suočiti s katastrofom, poput požara, koji će uništiti sadržaj vašeg ureda.
Još jedna zamka držanja papira je pristupačnost. Kad radite s papirom, ne možete se samo prijaviti i upisati ono što tražite u traku za pretraživanje. Morate fizički otići i pronaći ga, što može potrajati.
Digitalni sustavi lakši su za korištenje i lakše pronalaženje stvari. Jedna studija McKinsey Global Institute (MGI) iz 2012 je zaključila da je prelazak na digitalno upravljanje povećava produktivnost do 25%. Oni vam štede vrijeme u usporedbi s radom s papirom. Ovo je pogotovo točno ako uzmemo u obzir da danas većina ulaznih dokumenta dolazi u ured u digitalnom obliku i izlazi iz ureda u digitalnom obliku.
Ovo ne znači je vaš ured mora potpuno prijeći na potpuno digitalni način rada. Većina naših klijenata radi u miks modu rada tako da koriste i papirnate i digitalne sustave. To je svakako i savjet koji dajemo klijentima za početak. Ostavite papirnate spise ali se riješite neažurnih word/excel tablica te iskoristite podatke koje jednom unesete na puno načina bez potrebe da ih prepisujete.
Zaključno, iako se može činiti da je organiziranje vaših pravnih spisa mali dio vođenja odvjetničkog društva, to nije beznačajno.
Vi i vaše kolege se oslanjaju na informacije pohranjene u tim dokumentima kako bi učinkovito obavili svoj posao. Osiguravanje da su ti podaci lako dostupni i dobro organizirani izravno utječe na uspjeh vaše tvrtke.
Softver za upravljanje spisima o2cloud pomoći će vam da svoje slučajeve organizirate i osnažiti vaš tim da učinkovitije rješava stvari. Od rada s dokumentima do ažuriranja zadataka i praćenja naplate računa o2cloud je savršen softver za upravljanje predmetima za odvjetničke tvrtke.
Krešimir
