Iako ja ne vodim odvjetničku praksu nego firmu koja se specijalizirala za pomaganje odvjetničkim uredima s mnogim mojim klijentima odvjetnicima im nešto zajedničko. Ne volim raditi račune. Nemojte me krivo shvatiti. Volim biti plaćen za dobro odrađen posao koji je pomogao klijentu. Ono što ne volim je sami postupak izrade računa.
Moj glavni proizvod je produkt a izrada računa za produkt u usporedbi s izradom računa odvjetnika je mnogo jednostavniji. Odvjetnicima je teže jer moraju evidentirati adekvatnu radnju na spisu, odrediti opis i iznos po pravilima struke, izraditi račun sa zakonskim elementima, poslati račun, evidentirati je li plaćeni itd.. Ovo je puno ne baš zabavnog posla i za samo jedan spis a u stvarnosti se to radi sva puno spisa odjednom pa je priča još teža.
Međutim to su nužni koraci da bi bili plaćeni za svoj rad. Zbog toga su računi tu da ostanu i ne mogu se izbjeći. Dobra vijest je da se većina koraka da automatizirati. Naravno i dalje ostaje da odvjetnik odluči što treba naplatiti ali ostali koraci se mogu pretvorit u rutinu koju odrađuje “kompjuter” a ušteđeno vrijeme se može iskoristiti na pametniji način.
Kako se obično izdaju računi..
Česti način ispis računa je iz word predloška (često nekog drugog računa) i izmjene istog za svaki novi račun. Taj način nije najbolji jer:
- Podatke treba ručno unijeti, napraviti kalkulacije, provjeriti kalkulacije i formatirati dokument. Taj proces kad se radi “na ruke” je vrlo sklon greškama i vremenski zahtjevan
- Napisane račune treba prebaciti u neki neizmjenjiv oblik obično PDF ali onda treba imati evidenciju i izmjenjivih računa (word verzija) i PDF verzije.
- Što je jednostavnije za stranku da plati račun to je veće šansa da će on to napraviti odmah. U Hrvatskoj postoji 2D bar kod koje drastično pojednostavljuje plaćanje stranci ali ga nije jednostavno dodati u word dokument za svaki račun.
- Računi ne budu plaćeni iz raznih razloga kao što su zaboravio, ne može platiti jer je klijent pogledao mail na mobitelu, krivo ukucani parametri plaćanje itd. Zato je potrebno voditi evidenciju plaćenih i neplaćenih računa bez obzira da li to radi sam odvjetnik ili računovođa
- Ako je račun “isti” svaki mjesec npr kod paušala posao je i dalje manualan i ne može se automatizirati.
- Većina odvjetnika želi račune kontekstu spisa ili stranke koje imaju. Korištenje word predložaka takav pregled čine gotovo nemogući.
Naprednije varijanta je da se koristi nekim generičkim softverom za izradu računa ali ni to ne rješava sve problema jer.
- Zahtjeva dvostruku evidenciju stranaka jer najčešće se podaci o stranci koje odvjetnik ima moraju prepisati u taj softver.
- Izrađeni računi mogu izgledati profesionalno ali njihova izrada nije specifična za odvjetnika. (tarife?) i što je još važnije nije ih je moguće “vezati na spis”
- Evidencija radnje na spisu koja je podloga za fakturu i dalje nije moguće ili je jako teško
Kako se to može raditi sa o2cloud.om
U sklopu dizajniranje rješenje za odvjetničke urede o2cloud pokušali smo naći rješenje koje adresira gore naveden probleme. U razgovoru s odvjetnicima smo došli do rješenje koje kreće od odvjetničkog posla pa do računa a ne od računa u koji se odvjetnički posao mora uklopiti.
- Izvršene radnje se evidentiraju na spisu.
- Ako je potrebno radnje je moguće iskoristiti i za troškovnik
- Radnje se mogu lakše evidentirati uvidom u dokumente i ročišta na spisu (bez fizičkog spisa) što olakšava kreiranje istih.
- Izrađen račun je vezan na spis i “dio” je spisa što omogućava da se uvijek spis pogleda kroz financijsku prizmu
- Svi podaci o stranci se imaju samo na jednom mjestu. Ubacivanje tih podataka na računa je “automatski” bez potreba da ih vi mijenjate na word predlošku
- Računi imaj 2D bar kod za olakšano plaćanje
- Račune je moguće digitalno dijeliti s klijentima i s računovođama
- Ugrađene je evidencija plaćenih i neplaćenih računa koja je opet vezana na spis i stranku.
- Račun je moguće napraviti na nivou stranke ili spisa
o2cloud je cjelovito rješenje za upravljanje uredom i kako vam još može pomoći je opisano ovdje i ovdje ali možete početi samo sam izradom računa.
