Sjećam se dana kada sam posjetio svoju sestru u njezinom odvjetničkom uredu. Bio sam radoznao i gledao kako onda upravlja svoji zadacima. Iz razgovora s njome a i s još nekim odvjetnicima shvatio sam da oni nemaju alat koji bi te zadatke automatizirao i pojednostavio. Alati koji su meni tada padali na pamet kao rješenje su ili zahtijevali veliko IT znanje kakvo odvjetnici obično nemaju ili su zahtijevali veliku investiciju u IT opremu kao što su baze podataka i serveri. Mnoge profesije imaju takve alate ali odvjetničke iz nekog razloga nemaju.
To iskustvo me potaknulo da razvijem o2cloud. Moja vizije rada u uredu je bio softver koji automatski organizira vaše dokumente, upravlja rokovima i generira račune a da pri tome ne morate brinuti o backup podataka, serveru ili biti ekspert za word i excel. To je o2cloud – rješenje koje vam vraća vrijeme koje ste nekada trošili na rutinske zadatke.
Ono vam omogućava da:
- Svaki spis imate na dohvat ruke, bez potrebe za pretraživanjem po hrpi papira.
- Automatizirate ponavljajuće zadatke i uštedite vrijeme za strateško razmišljanje.
- Imate potpunu kontrolu nad svojim poslovanjem, od upravljanja rokovima do izrade računa.
Kako o2cloud to postiže?
Jednostavna evidencija spisa i stranaka
Svi spisi i klijenti su nalaze u jednoj evidenciji koja je jednostavno pretraživa. Dodavanje novih spisa na postojeće stranke ili dodavanje potpuno novih stranaka i spisa je jednostavno kao i izmjene podataka po postojećim. Tako unesene informacije se onda mogu kasnije koristiti bez potreba da se otvaraju fizičke spisi. Naravno, pretraživanje pa svim podacima se podrazumijeva.
Arhiviranje nepotrebnih spisa
Stare spise koje na kojima se više neće raditi jednostavno je “maknuti” da više ne smetaju. U slučaju da se pojavi potreba moguće ih je lako pronaći.
Dokumenti i rad sa fizičkim spisima
o2cloud ne forsira zamjenu fizičkih fascikala sa dokumenata o spisu digitalnim verzijama i forsiranu “digitalizaciju dokumenata”. I dalje možete imati fizičke spise i raditi s njima jer je vaš identifikator fizičkog spisa moguće unijeti u o2cloud. S obzirom na to da danas veliki broj dokumenta postoji i u digitalnoj verziji (npr. sve što dolazi preko e-komunikacije) rad s digitalnim dokumentima je jednostavan jer ih o2cloud organizira po spisima i klijentima. Na ovaj način moguć je rad i izvan ureda jer su dokumenti dostupni s par klikova.
Evidencija izvršenih radnji i izrada računa za stranku
Izrada računa strankama s fizičkim spisom često zahtijeva pregled svih dokumenata u spisu i onda evidentiranje izvršenih radnji na osnovu papirnatih dokumenata. To može biti vrlo vremenski zahtjevno i mora se napraviti tako gdje je fizički spis. U o2cloudu se kod evidencije izvršenih radnji mogu vidjeti svi podnesci i ostali dokument iz e-komunikacije pa je kreiranje izvršenih radnje mnogo jednostavnije jer nema listanje fizičkih spisa.
Nakon što se unesu izvršene radnje račun za stranku je moguće napraviti na nivou spisa ili na nivou stranke. Ako se radi na nivou stranke onda račun sadrži sve izvršene radnje na svi spisima od te stranke. Tako stranka dobije jedan račun koja uključuje sve izvršene radnje koje su se desili na njegovim spisima.
Slanje računa strankama i evidencije naplate
o2cloud može značajno smanjiti teret posla oko slanje računa strankama i evidencije plaćanje. Moguče je evidentirati izvršenu radnju na svakom spisu. Račun se može izraditi odmah nakon unosa izvršene radnje ili kasnije npr. na kraju mjeseca. Neki odvjetnici samu izradu računa nakon što su oni unijeli izvršene radnje onda delegiraju drugoj osobi i tako dodatno rasteretiti odvjetnika.
Kada je račun napravljen iste račune je jednostavno dijeliti sa strankama mailom ili nekim drugim digitalnim kanalom (npr. WhatsApp)
Dodatno, za slučajeve kad stranka ima istu fakture svaki mjesec (npr. paušalni iznos) moguće je podesiti da se računa sama kreira i samo ga je potrebno poslati stranci.
Praćenje nenaplaćenih računa i olakšano plaćanje strankama
o2 cloud pomaže da lako pratite svoje financije. Svaki račun ima 2D bar kod koji olakšava stranci da plati jednostavnije a time i brže. Svako plaćanje ima jedinstven identifikator što omogućava lako povezivanje transakcija bankovnog računa i izdanog računa što olakšava kontrolu naplate.
Jednostavan pregled da li se je na spisu nešto promijenilo
o2cloud se integrira sa sustavima kao što su e-predmet i e-komunikacija. Promjene na pismohrani spisa na e-predmetu je jednostavno vidjeti bez da se otvara spis po spis na e-predmetu.
Integracije sa ostalim sustavima
o2cloud se integrira s ostalim sustavima pa je tako moguće povući podatke o pravnoj osobi iz sudskog registra, otvoriti e-predmet bez utipkavanja captcha, otvorit e-komunikaciju točno na zadanom predmet jednim klikom, dohvatiti raspored rasprave u kalendar s e-komunikacije i dodati ih u vaš google kalendar ili pogledati kalendar rasprava na mobitelu.
Želite li saznati više o tome kako o2cloud može transformirati vašu odvjetničku praksu?
Kontaktirajte nas danas i zakažite besplatnu demonstraciju.
Više detalja kako se o2cloud može koristiti možete naći ovdje
