Budući da samostalni odvjetnici i odvjetnici u malim odvjetničkim uredima samostalno preuzimaju mnoštvo različitih uloga, njihova svakodnevnica ponekad može biti vrlo komplicirana.
Softver za vođenje odvjetničkog ureda pomaže odvjetničkim tvrtkama da se brinu i vode poslovnu i operativnu stranu svoje odvjetničke prakse. On pruža alate i funkcije koje su zaposlenim odvjetnicima potrebni kako bi osigurali da njihove svakodnevne poslovne aktivnosti teku glatko i učinkovito.
Osim što obično vrlo efikasno i brzo može zamijeniti papirnate kalendare, excel tablice, notese i nepovezane word dokumente, omogućava značajne uštede vremena te podiže kvalitetu odvjetničke prakse na višu razinu.
Funkcionalnosti koje se najčešće nalaze u softveru za vođenje odvjetničkog ureda uključuju:
- moderan, jednostavan i fleksibilan način vođenja baze uredskih spisa u elektroničkom obliku,
- funkcionalnost upravljanja dokumentima bazirano na spisima,
- kreiranje odvjetničkih računa i troškovnika,
- jedinstven kalendar za cijeli ured,
- upravljanje osobnim i timskim zadacima,
- integraciju sa ostalim sustavima iz odvjetničke prakse sa ciljem podizanje efikasnosti procesa
Softver za upravljanje odvjetničkim uredom može bitno pojednostaviti procese i načine rade tako da, ili eliminira nepotrebne poslove, ili ih toliko pojednostavi da ih ne mora obavljati sam odvjetnik već ih se jednostavno može delegirati. Na taj način može se olakšati učinkovito vođenje prakse te se odvjetnicima ostavlja mogućnost da se usredotoče na ono što je važno: bavljenje odvjetništvom i postizanje željenih rezultata za klijente.
Od samog početka otvaranja predmeta pa do njegovo arhiviranja, softver za upravljanje odvjetničkim uredom može pojednostaviti procese odvjetničke prakse na način da pomogne u automatizaciji izrade dokumenata, osigurati poštivanje važnih rokova i olakšati internu i vanjsku komunikaciju.
To znači da će svi zaposlenici vaše tvrtke, od pripravnika i administrativnih pomoćnika do odvjetnika, biti u toku oko zadataka, rokova i sljedećih koraka u predmetu. Osim toga, softver za upravljanje odvjetničkim uredom olakšat će vašoj tvrtki fakturiranje i naplatu plaćanja od klijenata, odrađivajući za vas još jedan administrativni zadatak, te na taj način minimalizirati mogućnost pogreške.
Funkcionalnosti i mogućnosti softvera za upravljanje odvjetničkim uredom
Pogledajmo svaku od skupova značajki kako bismo saznali kako mogu pomoći vašoj tvrtki da postane učinkovita i produktivna.
Unos klijenata i upravljanje potencijalnim klijentima
Online obrasci za unos su elektronski obrasci koje je moguće podijeliti sa klijentima i/ili potencijalnim klijentima kako bi oni sami mogli unijeti podatke o sebi (npr. OIB, kontakt i sl.). To se tipično može napraviti sa bilo kojeg uređaj sa internet vezom. Ako softver za upravljanje odvjetničkim uredom podržava takve obrasce onda se te informacije mogu vrlo jednostavno integrirati u sustav te kasnije koristiti na isti način kao da ih ste sami unijeli. Time ste uštedjeli vrijeme, smanjili moguće greške kod unosa i dali dodatnu fleksibilnost klijentu.
Naplata i fakturiranje
Uspješna odvjetnička praksa je profitabilna. Upravo zato su moderni pravni sustavi naplate važni. Oni olakšavaju praćenje izvršenih radnji, slanje računa klijenatima papirnato ili elektronički (npr. mailom) sa par klikova miša. Nakon što je račun izdan, olakšano je praćenje naplate izdanih računa bilo da to sami radite ili omogućite svom knjigovodstvu da to direktno radi u samom programu. Na taj način će procesi naplate vašeg odvjetničkog društva postati organiziraniji, a u isto vrijeme će vašim klijentima olakšati pravovremeno plaćanje računa npr. plaćanjem karticom sa izdanog računa ili skeniranjem 2d bar koda.
Automatizacija dokumenata
Kada se tijekom kreiranja dokumenata koriste predlošci dokumenata prilagođeni odvjetničkom uredu, vrijeme potrebno za izradu često korištenih dokumenata značajno se smanjuje, te se eliminira mogućnost cut-paste greške. Sve ranije unesene informacije o spisu kao što su brojevi spisa, podaci o klijentima, imena stranaka i potrebni datumi se po potrebi koriste u kreiranju dokumenta, te je potrebno unijeti samo odgovarajuće informacije koje nedostaju.
Kreiranje zadataka i to-do lista
Softver za upravljanje odvjetničkoim uredom će vam omogućiti da podijelite zadatke sebi i svojim kolegama te će vas obavještavati o njihovom napretku. Obzirom da se u istom sustavu mogu nalaziti i rokovi na predmetu, šanse da nešto propuštate napravit na vrijeme su značajno smanjene.
Korištenje “softvera u oblaku”
Povijesno gledano, softver na koji su se odvjetnici oslanjali za vođenje svojih tvrtki prvenstveno se odnosio na softver koje se je instalirao u odvjetničkom uredu. To sa sobom povlači čitav niz komplikacija u IT podršci koja se odnosi na sami program (npr. prelazak na novu verziju) i/ili na brigu o samoj IT infrastrukturi koja je za to potrebna (npr. server, licence i sl.). Naravno, takve IT aktivnosti mogu rezultirati povećim financijskim izdacima koji korištenje odvjetničkog softvera čine puno manje atraktivnim. Međutim, danas je “softver u oblaku” (software as a service) preuzeo vodstvo i najrašireniji je oblik korištenja softvera. Više detalja o takvom načinu korištenja softvera te njegove prednosti i mane ćemo obraditi u nekom budućem članku. Za sada je najbitnije reći da takav način korištenja softvera eliminira veći dio, ako ne i sve probleme vezane za IT sustave iz perspektive odvjetničkog ureda koji ga koristi.
Najpoznatija produkti su:
- Clio Manage
- MyCase
- Rocket Matter
- MatterSuit
- i mnogi drugi
Gore navedene imena se koriste od strane desetka tisuća odvjetnika u svijetu. Većina njih je prilagođena zapadnoj odvjetničkoj praksi što ih može činiti neoptimalnim za korištenjem u hrvatskoj odvjetničkoj praksi. Upravo zato smo razivili produkt o2cloud koji pokriva sve glavne funkcionalnosti gore navedenih svjetskih rješenja te je u isto vrijeme i prilagođen specifičnosti hrvatske prakse i hrvatskog pravosuđa .
Više informacija o samom produktu možete pronaći na www.o2cloud.io
Ako vam se čini da postoji bolji način vođenje odvjetničkog ureda u pravu ste, kontaktirajte nas…
Vaš o2cloud tim
